TIETOSUOJASELOSTE

1. Yleistä

Kuvaamme tässä tietosuojaselosteessa, miten henkilötietoja kerätään, käsitellään ja suojataan Helmi Holmgrenin  Säätiö sr:ssä (jäljempänä “Säätiö”) suojaamalla yksityisyyttä ja käsittelemällä henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaisesti. Jos hyvän tietosuojakäytännön mukaisia, tietosuojaselosteessamme esitettyjä, käytäntöjämme ei ole valmis hyväksymään, ei henkilötietoja tule antaa Säätiölle. Keräämme ja tallennamme tietoja, joita saamme yhteydenpidossa avustuksia hakevien ja avustuksen saajien kanssa sekä Säätiön hallinnollisessa toiminnassa. Tietoja käsitellään Säätiön tarkoituksen toteuttamiseksi. 

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot 

von Fieandt – Holmgren Säätiö sr
c/o von Fieandt
Paulakuja 2 G, 02210 ESPOO

3. Yhteyshenkilö

Wilhelm Ehrnrooth, sähköposti: info@fieandtholmgren.fi

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme Säätiön toiminnan ja tarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää sen, minkälaisia tietoja missäkin tilanteessa keräämme.

5. Tietolähteet

Henkilötietoja kerätään avustuksia hakevien yhteisöjen yhteyshenkilöiltä suoraan, kun nämä jättävät avustushakemuksen tai raportoivat avustuksen käytöstä. Säätiö ohjeistaa avustuksia hakevat yhteisöt olemaan ilmoittamatta Säätiölle muita henkilötietoja kuin tarvittavat yhteyshenkilöiden henkilötiedot. Säätiö vuokraa omistamiaan asuntoja yksityishenkilöille ja vuokrasopimusta varten Säätiön käyttämä Premium Group kerää Säätiön lukuun vuokralaisten henkilötietoja näiltä itseltään. Säätiön omaisuus on asunto-osakkeita lukuun ottamatta varainhoitoyhtiöiden hoidossa. Varainhoitajien yhteystiedot kerätään näiltä itseltään. Lisäksi Säätiön hallintoon osallistuvien henkilöiden (mm. asiamies ja hallituksen jäsenet, kirjanpitäjä, tilintarkastaja, pankkiyhteyshenkilö) yhteystiedot kerätään näiltä.

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste 

Käytämme yllä kuvattuja henkilötietoja säätiön hallinnon toteuttamiseksi, myöhemmän päätöksenteon tueksi, omaisuuden hallinnoimiseksi, säätiön tarkoituksen toteuttamiseksi avustuksia jakamalla sekä arkistointia varten.  

7. Tietojen luovuttaminen 

Voimme luovuttaa tietoja lainsäädännön velvoittaessa mm. viranomaisille. 

8. Henkilötietojen säilytysaika 

Säätiöllä ei ole asiamiehen lisäksi muita työntekijöitä, eikä Säätiön toimintaa ole automatisoitu. Näin ollen Säätiölle toimitettua materiaalia säilytetään henkilötietoineen lähtökohtaisesti ikuisesti kohdassa 6 kuvattuja tarkoituksia varten. Lisäksi Säätiö säilyttää hallinnollisen materiaalinsa (mm. hallituksen pöytäkirjat liitteineen) lähtökohtaisesti ikuisesti. Säätiö päivittää itse tuottamaansa materiaaliin ajantasaiset henkilötiedot.

9. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännöstä johtuvat, seuraavat oikeudet: 

– oikeus saada vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään, sekä oikeus pyytää pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin (tarkastusoikeus). 

– oikeus vaatia epätarkkojen tai virheellisten tietojen oikaisua sekä mahdollisesti tietojen täydentämistä (oikaisuoikeus). 

– oikeus pyytää tietojensa poistamista (oikeus tulla unohdetuksi), jos tietojen käsittely ei enää ole tarpeellista siihen tarkoitukseen, jota varten tiedot on kerätty tai jos käsittelyn perusteena ollut suostumus on peruutettu, eikä muita käsittelyperusteita ole. 

– oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista (rajoitusoikeus) tietojen paikkaansa pitävyyden tarkistamisen ajaksi, jos rekisteröity katsoo, etteivät tiedot pidä paikkansa.

– oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Pyydämme lähettämään rekisteröidyn oikeuksia koskevat kysymykset ja pyynnöt Säätiön kohdassa 3 mainitulle yhteyshenkilölle. 

10. Henkilötietojen antamatta jättämisen seuraukset 

Pyydettyjen henkilötietojen antamatta jättäminen johtaa todennäköisesti siihen, ettei hakijalle voida maksaa avustusta, hän ei voi tehdä vuokrasopimusta tai muutakaan sopimusta Säätiön kanssa tai hän ei voi osallistua Säätiön toimintaan. 

11. Henkilötietojen suojaaminen 

Henkilötietoja käsittelevät vain Säätiön hallituksen jäsenet, asiamies, kirjanpitäjä, tilintarkastaja ja vuokranvälittäjä, joiden on tehtäviensä vuoksi tarpeen käsitellä tietoja. Käytämme tarpeellisia teknisiä tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. 

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen 

Pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa.

EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) (ETA:n kannalta merkityksellinen teksti)

III luku 1 jakso 12 artikla 
Läpinäkyvä informointi, viestintä ja yksityiskohtaiset säännöt rekisteröidyn oikeuksien käyttöä varten 1. Rekisterinpitäjän on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet toimittaakseen rekisteröidylle 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot ja 15–22 artiklan ja 34 artiklan mukaiset kaikki käsittelyä koskevat tiedot tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä varsinkin silloin, kun tiedot on tarkoitettu erityisesti lapselle. Tiedot on toimitettava kirjallisesti tai muulla tavoin ja tapauksen mukaan sähköisessä muodossa. Jos rekisteröity sitä pyytää, tiedot voidaan antaa suullisesti edellyttäen, että rekisteröidyn henkilöllisyys on vahvistettu muulla tavoin.